Pemrosesan Transaksi (3)

Tujuan Pemrosesan Transaksi

Pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persedian dan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja).

Siklus Transaksi :

Siklus Pengeluaran ; pengeluaran untuk sumbe rdaya.

Memiliki 2 bagian : 1. Komponen Fisik

2. Komponen Keuangan

Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran :

Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima akan memenuhi persediaan dan utang dagang) Sistem Pengeluaran Kas (apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba maka akan dilakukan pengeluaran kas untuk memenuhi keawajiban) Sistem Gaji (pengumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai –menghitung gaji – mengeluarkan cek pembayaran) Sistem Aktiva Tetap (Sistem yang berkaitan dengan transaksi – transaksi akuisasi, pemeliharaan dan penghentian aktiva tetap/tanah, gedung dan perabotan)

Siklus Pendapatan ; menerima pendapatan dari sumber luar.

Memiliki 2 subsistem utama, yaitu : 1. Pemrosesan pesanan penjualan

2. Penerimaan kas

Siklus Konversi ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa.

Dibentuk oleh 2 subsistem utama :

Sistem Produksi, melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control atas prodil fisik (penetapan kebutuhan bahan mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan). Sistem Akuntansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi (anggaran, kontrol biaya, pelaporan kinerja)

Fungsi IS

untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :

1. Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern. 2. Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.

Kedua kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan transaksi.

Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.

Bagan Rekening

Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan.

Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.

Pengkodean

Untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat (bagan rekening).

Tujuan Pengkodean

1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik 2. Meringkas data 3. Mengklasifikasikan rekening/transaksi 4. Menyampaikan makna tertentu

Kode angka atau huruf berurutan

Dalam metode ini tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.

Kode angka blok

Dalam pemberian kode ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

Kode angka kelompok

Kode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

Kode Mnemonic

Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :

Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.

Pengklasifikasian Transaksi

Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.

Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.

Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

Komponen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

Input

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya. Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :

1. Menentukan kebutuhan formulir.

2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.

3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.

4. Mengawasi penggunaan formulir.

5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.

6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalamjurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Langkah Perancangan Jurnal

1. Identifikasi karakteristik transaksi.

2. Buat jurnal standar.

3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”

Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

Macam-Macam File penyimpanan :

Master File

Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.

File Transaksi

kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.

File Indeks

Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

File Tabel

Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

Keluaran

Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

Metode pemrosesan Transaksi

1. Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)

2. On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)

Contoh Kode Blok :

kelompok

100 – 199 Aktiva

200 – 149 Utang

250 – 299 Modal

300 – 399 Pendapatan

400 – 899 Biaya Usaha

900 – 999 Penghasilan & Rugi Di luar Usaha

Setiap kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan :

100 – 149 Aktiva Lancar

150 – 159 investasi jangka Panjang

160 – 179 Aktiva Tetap Berwujud

180 – 189 Aktiva Tetap Tidak Berwujud

Setiap Golongan dipecah lagi menjadi Sub Golongan :

100 – 109 Kas & Bank

110 – 119 Piutang

120 – 139 Persediaan Barang

Setiap Sub Golongan dirinci menjadi jenis rekening :

100 Kas

101 Kas Kecil

102 Bank BDN

103 Bank BNI

Contoh Kode kelompok

1 Aktiva

1.1 Aktiva Lancar

1.1.1 Kas & Bank

1.1.1.1 Kas

1.1.1.2 Kas Kecil

1.1.1.3 Bank BDN

1.1.1.4 Bank BNI

1.1.1.11 Bank BCA

Contoh Kode Desimal

Hampir sama dengan kelompok tapi tidak ada kode kelompok yang lebih dari satu digit, misalnya 1.1.1.11 tidak bisa dipakai dalam kode desimal.

Sumber

Hall, James A. Accounting Information System, 3rd, 2011, South Western Publishing, USAw