Diposting oleh
Maya Indah
komentar (0)
Oleh : ANISA NURMACHYUNI, FAIZ ADI WICAKSONO,
MUHAMMAD SULAIMAN, MASITHA RUBBINA, MAYA MARINDAH, PUTRI EKA NANDA
Sumber
: Buku
Accounting Information System
Nama Pengarang
: Gelinas, Oram dan Wiggins
Ditujukan untuk
memenuhi tugas pada mata kuliah Softskill Sistem Informasi Akutansi
_____________________________________________________________________________________
Di dalam bab ini akan membahas tentang data flow diagram, system
flowchart, dan data dictionary, serta menjelaskan bagaimana cara membaca dan
mempersiapkan itu semua. Tujuannya adalah untuk membantu membaca dokementasi
sistem serta memahami dan mengevaluasi sistem informasi. Untuk mencapai tujuan
tersebut, kita tidak hanya membaca dan melakukan metode penelitian sebagai
pengamat pasif dalam proses, namun juga harus berlatih dalam menggunakan materi
dalam bab ini untuk mengembangkan keterampilan kita.
Dokumentasi sistem digunakan oleh auditor, sistem analis,
mahasiswa, dan pihak-pihak yang berkepentingan untuk memahami, menjelaskan dan
juga meningkatkan sistem informasi yang kompleks dengan cara mempertimbangkan
“khas” sistem informasi. Sebagai contoh, kita asumsikan saja bahwa sistem ini berbasis
komputer, yang memiliki sejumlah terminal yang terhubung melalui hubungantelekomunikasi, digunakan oleh puluhan
orang di dalam dan di luar organisasi, memiliki ratusan program
yang melakukan fungsi untuk hampirsetiap departemen dalam
organisasi, ribuan proses transaksi dan ratusan permintaan
informasi manajemen, dan memiliki orang di seluruhorganisasi yang menyiapkan input dan menerima
sistem output.
Dalam sistem yang seperti itu, untuk “melihat” dan menganalisis semua input
dan output, kita
memerlukan "gambar”. Misalnya, denganflowchart sistem, kita bisa menganalisis arus dokumen melalui operasi, manajemen, dan
sistem informasi, serta menjelaskan siapa yangmenerima output dan di mana
mereka menerimanya. Analisis seperti ini akan mengarah pada perbaikan sistem. Dengan begitu , data flow diagram dan
flowcharts bisa dibilang jauh lebih efisien dan bahkan bisa menjadi sistem yang
relative sederhana, dibandingkan dengan narasi.
Selain untuk memahami dan meningkatkan sistem, dokumentasi juga
dapat digunakan untuk menjelaskan sistem dan melatih personel dalam suatu
organisasi. Selain itu auditor juga bisa menggunakan dokumentasi untuk
menggambarkan sistem informasi sehingga dapat memahami dan mengevaluasi sistem
kontrol.
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (Sebuah aliran data diagram) (DFD) adalah representasi grafis dari
suatu sistem. Sebuah DFD menggambarkankomponen sistem, data mengalir di
antara komponen, dan sumber-sumber, tujuan, dan penyimpanan data. Dalam gambar 3.1 akan ditunjukkan empat simbol dan definisinya yang digunakan di dalam DFD.
 |
Simbol bubble/lingkaran :
menggambarkan suatu entitas atau
proses dimana aliran masuknya
data diubah
menjadi aliran data keluar.
|
|
Simbol aliran
data :
merupakan jalur untuk
data.
|
|
|
Simbol entitas eksternal :
menggambarkan sumber atau tujuan data
di luar sistem.
|
 |
File simbol :
merupakan tempat di mana data disimpan.
|
Gambar 3.1 Simbol DFD
Catatan: lingkaran dapat berupa sebuah
entitas pada diagram aliran data fisik atau proses pada diagram aliran
data logis
Jenis dari Data Flow
Diagrams
Diagram Konteks
Gambar 3.2 adalah contoh dari tipe
pertama DFD, yaitu diagram konteks. Diagram konteks merupakan diagram tingkat pertama,diagram sistem informasi yang
menggambarkan data yang mengalir masuk dan
keluar dari sistem dan juga masuk dan keluar dari entitaseksternal.
Gambar 3.2 menjelaskan beberapa istilah penting dalam sistem.
Beberap istilah
penting dalam sistem tersebut adalah :
· Lingkaran : dalam diagram konteks mendefinisikan batasan sistem,
· Batasan : adalah perbatasan antara "sistem yang penting" dan
lingkungan sistem,
· Lingkungan : terdiri dari semua yang mengelilingi sistem,
· Entitas : menunjukkan lingkungan yang
relevan,
· Lingkungan yang
relevan : adalah bagian dari lingkungan yang
mempengaruhi "sistem yang penting", karena sistem didefinisikan.
Sebagai contoh, pada Gambar 3.2, hanya pelanggan
dan bank yang berada dalam lingkungan yang
relevan. Bisakah kita termasuk ke dalam penyewa sebagai sumber pembayaran untuk menyewa? Ya, dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan menyertakan entitas"Penyewa" dan aliran
data yang menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep sistem yang terakhir adalah interface. Interface merupakan aliran yang
menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan tersebut. Dalam
gambar 3.2, "Payment" dan "Deposit" merupakan sebuah interface/antarmuka. Hubungan antara komponen
sistem (yaitu, antarsubsistem) juga bisa dibilang sebagai interface.
Physical Data Flow Diagram
Physical Data Flow Diagram (diagram aliran data fisik) adalah representasi bergambar dari
sistem yang menunjukkan entitas sisteminternal dan eksternal, serta arus data masuk
dan keluar dari entitas. Entitas internal bisa berupa :
· Orang atau tempat (misalnya, departemen)
· atau mesin (misalnya, komputer) yang
mengubah data dalam sistem.
Gambar 3.3 Physical Data Flow Diagram
Physical DFD menentukan di mana, bagaimana, dan
oleh siapa suatu proses sistem dicapai, bukan memberi tahu kita apa yang sedangdicapai. Sebagai
contoh, pada Gambar 3.3 menjelaskan bahwa "Penjualan petugas" menerima uang
tunai dari "Pelanggan" dan mengirimuang dan data pendaftaran ke "Kasir". Jadi, kita bisa lihat kemana uang pergi dan bagaimana penerimaan
kas data diterima, tapi kita tidak tahu
persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.
Lingkaran physical DFD yang diberi
label dengan nouns (kata benda) dan arus data
yang diberi label bisa menunjukkan bagaimana
datayang ditransmisikan antar . Sebagai contoh, "Petugas Penjualan" mengirimkan "66W Form"
untuk "Pembukuan",
maka itu menunjukkan
persis di mana lokasi file (dalam "Pembukuan") dan label file menunjukkan bagaimana (dalam "penjualan
buku biru") sistem menyimpan
catatanpenjualan, sedangkan kotak
entitas pada diagram konteks menentukan entitas eksternal di dalam lingkungan
yang relevan, lingkaran-lingkaran di dalam Physical DFD mendefinisikan entitas
internal.
Logical Data Flow Diagram
Sebuah Logical Data Flow Diagram adalah gambaran representasi
dari sistem yang menunjukkan pemrosesan di dalam sistem dan aliran data yang
masuk dan keluar dari proses. Kami menggunakan Logical DFD untuk
mendokumentasikan sistem informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari
sistem (tugas yang sedang dilakukan sistem) tanpa harus menentukan bagaimana,
dimana, atau oleh siapa tugas dapat diselesaikan.
Keuntungan dari Logical DFD (dibandingkan dengan Physical DFD)
adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang dilakukan sistem. Lihat,
misalnya Gambar 3.4, di mana label pada data flow menggambarkan sifat dari
data, bukan bagaimana data ditransmisikan. Apakah "Pembayaran"
dilakukan dalam bentuk cek, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita
tidak tahu. Apakah "Jurnal Penjualan" sebuah buku, kartu, atau file
komputer? Sekali lagi kita tidak tahu. Apa yang kita tahu adalah pembayaran
telah diterima, diverifikasi untuk keakuratan, tercatat dalam jurnal penjualan
dan disimpan di bank. Jadi, sebuah Logical DFD menggambarkan kegiatan suatu
sistem, sedangkan Physical DFD menggambarkan infrastruktur dari sistem. Kita
membutuhkan kedua gambar tersebut untuk sepenuhnya memahami sebuah sistem.
Gambar 3.4 Logika Data Flow Diagram (Diagram level 0)
Jadi, perhatikan bahwa
proses dalam Gambar 3.4 diberi label dengan "kata kerja" yang
menggambarkan tindakan yang dilakukan, dan tidak dilabeli dengan "kata
benda" yang kita lihat dalam Physical DFD.
Gambar 3.4 adalah
perincian dari diagram konteks pada Gambar 3.2. Karena semua
lingkaran-lingkaran pada Gambar 3.4 di beri nomer diikuti dengan titik desimal
dan angka nol, diagram ini sering disebut dengan diagram "level 0".
Anda harus menyadari bahwa setiap data yang masuk dan keluar dari lingkaran
konteks pada Gambar 3.2 juga mengalir masuk dan keluar dari lingkaran pada
Gambar 3.4 (kecuali untuk laporan arus diantara lingkaran-lingkaran, seperti
"Data Penjualan", yang terdapat pada lingkaran di Gambar 3.2). Ketika
dua DFD -dalam hal ini, konteks dan level 0- memiliki arus data yang sama
dengan data eksternal, kita dapat simpulkan bahwa DFD sudah seimbang. Jika yang
seimbang yaitu, diagram konteks, Logical DFD, dan Physical DFD, berarti DFD
sudah benar.
Untuk memperoleh
Gambar 3.4, kita telah "merinci" diagram konteks pada Gambar 3.2 ke
dalam komponen yang lebih kecil. Kami telah melihat ke dalam diagram konteks
untuk melihat subdivisi utama dari "proses penerimaan kas". Subdivisi
berurutan, atau "perincian", dari Logical DFD disebut partisi
top-down dan, ketika dilakukan dengan benar, pasti akan mengarah pada DFD yang
seimbang.
Kami akan menggunakan
Gambar 3.5, yang menggambarkan satu set generik DFD yang telah seimbang, untuk
belajar mempartisi dan menyeimbangkan. Perhatikan bahwa level 0 DFD (bagian b)
memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai diagram konteks
(bagian a). Sekarang lihat pada bagian c, yaitu perincian lingkaran 1.0. Bagian
c memiliki input yang sama (A) dan output yang sama (C dan D) di bagian b.
Hubungan ini harus tetap ada karena diagram 1.0 (bagian c) merupakan perincian
dari lingkaran 1.0 pada bagian b. Hal yang sama dapat dikatakan untuk bagian d,
yang merupakan partisi dari lingkaran 3.0. Jadi, bagian e menunjukkan diagram
3.1, yaitu sebuah partisi dari lingkaran 3.1. Pelajari Gambar 3.5 dan pastikan
Anda memahami hubungan antara level di dalam DFD. Ketika Anda sedang
mempelajari sebuah gambar, Anda juga mungkin akan menyadari dan melihat
konvensi yang digunakan untuk menomori lingkaran pada setiap levelnya. Dan
juga, anda akan melihat bahwa entitas muncul dalam diagram konteks dan diagram
level 0, tetapi biasanya tidak muncul dalam diagram di bawah level 0.
Partisi top-down dari DFD sering dikaitkan dengan pendekatan
sistem, yang merupakan cara berpikir tentang solusi untuk mengatasi masalah dan
tentang bagaimana rancangan dari sistem informasi. Pendekatan sistem meminta
kita untuk menyadari/mengerti sebuah sistem secara keseluruhan yang terdiri
dari beberapa bagian yang saling berhubungan. Dengan menggunakan pendekatan
ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem dengan menguraikan system
(Atau situasi masalah) dengan cara top-down, akan terlihat lebih detail.
Setelah melakukan dekomposisi dengan melihat sistem dan tujuan sistem, serta
menarik adanya keterkaitan antara system yang satu dengan sistem lain, barulah
kita dapat memecahkan masalah atau merancang sistem baru.
Gambar 3.5 Seperangkat DFD yang seimbang
CATATAN:
Tidak ada
Diagram 2.0, sebagai proses 2.0 adalah proses dasar.
Asumsikan
bahwa lingkaran 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 3.1.1, 3.12, dan 3.2 adalah proses dasar.
Kita bisa menggunakan DFD dalam dua cara utama yaitu: Kita dapat
menggambanya dengan cara mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat
membuatnya dengan cara menelaah sistem yang baru dibuat.
Pada bagian ini, kami menjelaskan suatu proses pembuatan DFD
dari sebuah narasi untuk menggambarkan sebuah sistem yang sudah ada.
Narasi
Gambar 3.6 berisi
narasi yang menggambarkan sistem penerimaan kas pada Perusahaan Causeway
dengan:
· Kolom pertama
menunjukkan nomor paragraf,
· Kolom kedua berisi
nomor baris untuk teks narasi,
· Kolom ketiga berisi
teks narasi.
Di sini dijelaskan
metode menggambar DFD secara berurutan untuk sistem pada Perusahaan Causeway.
Jika menyimak dan mempraktekan tulisan ini, DFD (dan diagram
alur) yang akan dibuat akan memiliki tampilan yang lebih profesional, terlebih
jika Anda menggunakan template flowchart. Template flowchart adalah
kumpulan berbagai simbol charting (seperti lingkaran, kotak, dan persegi
panjang) sekaligus menyediakan sarana untuk memprediksi simbol yang akan
digunakan sehingga mempercepat dalam pembuatan flowchart.
Tabel Entitas dan Aktivitas
Langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan
aktivitas. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan DFD
dan flowchart yang lebih cepat dan akurat, karena menjelaskan informasi yang
terdapat dalam narasi dan membantu mendokumentasikan sistem dengan benar.
Untuk memulai Tabel entitas dan kegiatan, pertama lihat narasi
yang disortir secara line-by-line (baris demi baris) dan menempatkan sebuah
kotak di sekitar kejadian pertama dari setiap internal dan entitas
eksternal. Setelah Anda telah menempatkan kotak di masing-masing
perusahaan, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke dalam
daftar pada kolom pertama dari Tabel 3.1. Perhatikan bahwa narasi mengacu
pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki
"ruang surat" on line 3 dan "pegawai" pada baris 5.
|
ayat
|
baris
|
Teks
|
|
1
|
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
|
Perusahaan Causeway menggunakan
prosedur untuk memproses kas yang
diterima dari penjualan kredit.
Bagian surat
menerima cek dan slip pembayaran
dari
pelanggan, petugas mendukung
pemeriksaan
dan menulis jumlah yang dibayar
dan cek
nomor dari slip pembayaran.
Secara berkala, petugas mailroom
menyiapkan
total batch dari slip pembayaran
dan
mengirimkan total batch dari slip
pembayaran tersebut ke
akun piutang bersama dengan
salinan
total batch. Diwaktu yang sama
petugas mengirimkan batch yang
sesuai
dari cek ke kasir.
|
|
2
|
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
|
Dalam piutang usaha, petugas
memasuki
batch ke terminal secara online
dengan memasukkan
total batch, nomor pelanggan,
nomor faktur, jumlah yang
dibayarkan, dan
nomor cek. Setelah memverifikasi
bahwa
faktur terbuka dan jumlah yang
benar
sedang dibayar, tulisan komputer
pembayaran ke master piutang usaha
file. Jika ada perbedaan,
petugas diberitahu.
|
|
3
|
25
26
27
28
29
30
31
|
Pada akhir setiap batch (atau di
akhir hari), komputer mencetak
rangkap slip penyetoran pada
terminal
di kantor kasir. kasir
membandingkan slip setoran dengan
batch cek yang telah sesuai dan
kemudian
mengambil deposit ke bank.
|
|
4
|
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
|
Ketika mereka masuk, nomor cek
dan jumlah yang dibayarkan untuk
setiap transaksi yang
tercatat kedalam memori. catatan
ini digunakan untuk memuat
daftar penerimaan kas setiap akhir
hari. Ringkasan rekening nasabah
dibayar
hari itu langsung dicetak saat itu
juga.
petugas rekening piutang
membandingkan
laporan slip pembayaran dan batch
total dan mengirimkan total kas
ke penerimaan buku besar kantor
|
Mengapa kita memiliki "bank" dan "buku
besarkantor" dalam daftar kami? Karena kita asumsikan bahwa mereka
menerima item (yaitu, deposit dan jumlah penerimaan uang tunai) yang dikirimkan
kepada mereka. Mengapa kita memberikan daftar "terminal online" pada
komputer?
|
Entitas
|
Ayat
|
Kegiatan
|
|
Ruang Penyimpanan Surat (Pegawai)
|
1
|
1. Menerima cek dan berita
pengiriman uang
|
|
1
|
2. Penyetujuan pemeriksaan cek
|
|
|
1
|
3. Menulis jumlah yang dibayarkan
dan nomor cek pada berita pengiriman uang
|
|
|
1
|
4. Menyiapkan total berita
pengiriman uang
|
|
|
1
|
5. Menigirimkan beberapa rekening
dan menyalin dari total akun piutang
|
|
|
1
|
6. Mengirim cek ke kasir
|
|
|
Pelannggan
|
||
|
Piutang ( Pegawai)
|
2
|
7. Memasukkan rekening secara
online
|
|
2
|
8. Kunci total batch, nomor
pelanggan, nomor faktur, biaya yang akan dibayar, dan nomor cek
|
|
|
4
|
9. Membandingkan laporan dari
komputer dengan berita pengiriman uang dan total batch
|
|
|
4
|
10. Mengirim total penerimaan kas
ke buku besar
|
|
|
Kas
|
3
|
11. Membandingkan slip setoran
dengan cek
|
|
3
|
12. Mengambil deposito ke bank
|
|
|
Komputer ( Online Terminal)
|
2
|
14. Memverifikasi faktur terbuka
dengan jumlah yang benar dan sedang dibayar
|
|
2
|
15. Memberitahukan kesalahan pada
petugas
|
|
|
3
|
16. Mencetak slip deposito
|
|
|
4
|
17. Mencatat transaksi
|
|
|
4
|
18. Membuat daftar penerimaan kas
|
|
|
4
|
19. Mencetak ringkasan rekeing
nasabah yang telah dibayar
|
|
|
Bank
|
||
|
Buku Besar Kantor
|
Tabel 3.1 Entitas dan kegiatan dalam membuat sistem penerimaan
kas
Karena tidak muncul apa-apa pada terminal sehinggal tidak
melakukan proses apapun tetapi menjadi bagian pada komputer pusat. Sebelum
membaca, selesaikan dahulu data yang tidak sesuai antara daftar entitas dan
daftar pada kolom pertama pada Tabel 3.1.
Selanjutnya siapkan tabel entitas dan kegiatan Anda melalui narasi dan
lingkaran setiap kegiatan yang dilakukan. Darimana kegiatanitu berasal,
diubah, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan dalam
urutan yang muncul dalam narasi. Daftar kegiatan pada
entitas adalahyang melakukan aktivitas. setelah Anda memiliki
semua kegiatan yang tercantum, berikan berturut-turut nomor setiap
aktivitas. Bandingkandaftar kegiatan ke dalam tabel. Perhatikan
bahwa terdaftar baik 7 kegiatan dan kegiatan 8. Mungkin kegiatan 7 berkaitan
dengan aktivitas 8sehinggal tidak perlu dicatat. Namun, lebih
baik untuk mendaftarkan kegiatan yang ragu-ragu tersebut daripada melewatkannya. Melihat
bagaimana kita terdaftar 15 aktivitas, ditemukan pada
baris 23 dan 24 --- kita dapat merubah ke bentuk
aktif dari kata kerja "memberitahu"sehingga kita bisa menunjukkan
aktivitas di pada entitas yang melakukan tindakan. Sebelum
membaca, periksa kembali daftar kegiatan hingga sesuai dengan data pada tabel.
Menggambar Konteks Diagram
Sekarang kita siap untuk menggambar diagram konteks. Diagram
konteks dimulai dari satu lingkaran, lalu kita dapat mulai diagramkonteks dengan
menggambar satu lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita
harus menarik kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus
memutuskan mana dari entitas dalam tabel yang eksternal
dan akan menjadi sumber atau dalam, dan yang bersifat
internal ke sistem.
Pedoman
1:
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan satu atau lebih memproses informasi.
Termasuk dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melakukan satu atau lebih memproses informasi.
Kegiatan pengolahan data merupakan kegiatan mengubah data.
Kegiatan pengolahan informasi meliputi persiapan dokumen, entri data, verifikasi, klasifikasi,
penyusunan, atau penyortiran, perhitungan, dan peringkasan.
Data pengiriman dan penerimaan tidak termasuk dalam kegiatan
pengolahan informasi karena bukan bagian dari pengubahan data.
Untuk menentukan mana entitas yang tidak melakukan
kegiatan pengolahan informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan
kegiatan. Melalui tabel entitas dan kegiatan lalu samakan pada semua
kegiatan yang tidak dilakukan pada kegiatan pengolahan informasi.
Pedoman 2 :
Hanya mencakup pemrosesan rutinitas normal, tidak ada pengecualian rutinitas atau kesalahan rutinitas, pada diagram konteks DFDfisik, dan tingkat 0 DFD logis.
Hanya mencakup pemrosesan rutinitas normal, tidak ada pengecualian rutinitas atau kesalahan rutinitas, pada diagram konteks DFDfisik, dan tingkat 0 DFD logis.
Karena dari 15 aktifitas tersebut terjadi ketika data pembayaran
terdapat kesalahan, maka kita harus menghilangkan hal tersebut.
Tabel entitas dan kegiatan dengan kegiatan dieliminasi dan
dicoret, dengan menunjukkan ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan
kegiatan pengolahan informasi dan pelanggan, bank, dan kantor buku besar.
Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi adalah entitas internal.
Semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan
termasuk dalam diagram konteks sebagai sumber atau dalam. Tidak ada entitas
lain yang akan ditambahkan pada pedoman ini :
Pedoman
3:
Termasuk
pada semua sistem dokumentasi (dan hanya) kegiatan yang digambarkan dalam
narasi sistem - tidak lebih, tidak kurang.
Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem penerimaan kas --
pelanggan, bank, buku besar kantor -- Anda harus menggambar tiga kotak
mengelilingi lingkaran konteks satu. Selanjutnya, gambar dan label arus data
yang menghubungkan entitas eksternal dengan lingkaran kecil. Sejak logis
(versus fisik) label biasanya digunakan pada diagram konteks, Anda harus
melakukan yang terbaik untuk mendapatkan arus pada label logis. Langkah
terakhir adalah untuk label konteks lingkaran kecil. Dituliskan label
deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem. Label dalam
gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem dan tidak termasuk penerimaan
kas dari sumber lain.
Angka 3.7 menunjukkan diagram telah selesai. Bandingkan diagram
konteks Anda, dan selesaikan daftar yang tidak sesuai. Kita harus menyadari
bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. pedoman berikut
berlaku.
Pedoman 4 :
Ketika beberapa entitas beroperasi identik,
gambarkan hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar Diagram Alir Data Fisik
Untuk menjaga DFD fisik seimbang dengan diagram konteks, mulai
dengan
menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi selembar kertas. Selanjutnya, gambar dan labeli setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan aliran pencapaian sarana. Misalnya, pembayaran dari pelanggan dilabeli "cek dan berita pengiriman uang."
menggambar tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat tepi selembar kertas. Selanjutnya, gambar dan labeli setiap aliran data yang masuk ke dua tenggelam dan keluar dari sumber tunggal. Karena ini DFD fisik, aliran data harus memiliki label yang menggambarkan aliran pencapaian sarana. Misalnya, pembayaran dari pelanggan dilabeli "cek dan berita pengiriman uang."
Karena masing-masing entitas internal yang tercantum dalam Tabel
3.1, tabel entitas dan kegiatan, menjadi lingkaran kecil dalam DFD fisik, kita
tahu bahwa saat ini DFD fisik akan berisi empat lingkaran kecil : satu untuk
ruang surat, kasir, piutang, dan komputer, kita akan mulai menambahkan keempat
lingkaran kecil tersebut dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran kecil pada
diagram kita yang terhubung ke sumber-sumber dan tenggelam. Selama proses ini,
Anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "kirim" dan
"menerima" dan kegiatan timbal balik tersirat. Misalnya, aktivitas 1
menunjukkan ruang surat yang "menerima" cek dan remittance
Gambar
3.7 Lintasan diagram konteks
Saran. Seperti yng
kita katakana sebelumnya, implikasinya adalah pelanggan “Mengirimkan” barang-
barang. Gambar dan tuliskan lingkaran ruang surat, lingkaran piutang dan
lingkaran kasir. Gunakan aliran data untuk menghubungkan masing – masing
lingkaran untuk entitas yang terkait.
Untuk melengkapi DFD, kita harus melalui table entitas da kegiatan sekali lagi
gambar semua entitas dan aliran data yang tersisa. Perhatikan kami saat kami
melengkapi diagram. Kegiatan 5 menunjukan hubungan atara ruang surat dan
piutang. Kegitan 6 menunjukan sebuah hubungan antara ruang surat dan kasir.
Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa petugaas piutang memasukan adta kedalam
computer. Gambarkan lingkaran computer. Namakan “4.0” dan hubungkan dengan
piutang. Untuk memulai kegiatan 9, piutang harus menerima laporan dari kompter.
Gambar dan namakan satu atau dua aliran(Kita Pilih Dua). Untuk melakukan
kegiatan 11 kasir harus menerima slip deposit dari computer. Kegiatan 13m
menjelaskan bahwa file piutang harus dibaca sehingga catatan faktur dapat
diambil. Gambar piutang master file dan aliran dari file ke lingkaran computer.
Melihat bahwa nama pada file menunukan bahwa media tempat penyimpanan adalah
disk. Kita gambar aliran hanya dari file, Karena permintaan data bukanlah
aliran data. Oleh karena itui, kita jangan menunjukan permintaan untuk catatan
faktur. Pergerakan catatan daroi file dalam menanggapi permintaan – permintaan
ini adalah aliran data dan ditampilkan. Juga melihat bahwa kita tidak
menunjukan aliran dari piutang masterfile secara langsung ke lingkaran piutang,
karena masterfile piutang adalah file computer. Computer hanya dapa membaca dan
menulis file.
Karena catata faktur harus dibaca kedalam computer, diperbaharui dan kemudian
baca kembali ke piutang master file. Kegiatan 14 membutuhkan alitran data dari
dank e materfile piutan. Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah file
untuk rekaman log dan kita menggambar aliran data dari computer kedalam file
tersebut. Sedangkan kegiatan 16 mensyaratkan bahwa kita menggambar aliran dari
log file. Akhirnya untuk menggambarkan aliran data yang dibutuhkan untuk
mencetak laporan yang ditunjukan dalam kegiatan 18 & 19 kita perlu untuk
menggambar aliran dari kedua file kedalam computer. Anda mungkin berfikir bahwa
semua aliran masuk dan keluar dari file – file yang tidak diperlukan. Kami
menawarkan sebuah saran dalam bentuk pedoman.
Pedoman 5
Untuk penjelasan, ambar aluran data untuk
setiap aliran masuk dan keluar dari file.
Gambar 3.8 adalah menyesuaikan jalan lintasan DFD saat ini. bandingkan untuk
diagram sebelum membaca, memecahkan beberapa perbedaan. Anda harus menyadari
bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini tidak disebutkan dalam
cerita. Telah ditambahkan untuk menunukan bahwa kasir harus berpegang pada
kumpulan cek sampai slip simpanan dicetak pada terminal computer. Kami
menawarkan pedoman berikut.
Pedoman 6
Jika
file secara logis diperlukan(yaitu karena adanya keterlambatan antara proses).
Termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak itu disebutkan dalam cerita.
Haruskah kita gambar sebuah file untuk menunjukan bahwa saran
kumpulan pembayaran dan total kumpulan yang dipertahankan dalam piutang sampai
laporran computer yang diterima? Kita harus. Anda harus menggunakan pedoman 6
dengan hati –hati, bagaimanapun sehingga anda tidak menggambar DFD ini dengan
berantakan dengan file dan Karen itu sulit untuk membaca. Anda memerlukan
menggunakan penilaian anda.
Gambar 3.8 Arus Fisik DFD pada perusahaan Causeway
Menggambar logika
diagram aliran arus data.
Arus data DFD
menggambarkan kegiatan logis yang dilaksanakan dalam system. Karena tingkat 0
DFD menggambarkan pengelompokan tertentui dari kegiatan logis, kita mulai dari
tingkat ) menghitung kegiatan dalam system itu. Kami mengelompokan kegiatan
tersebut. Jika kamu telah mengikuti sesuai seperti kami, kamu telah memiliki
daftar kegiatan untuk dimasukan kedalam diagram level 0. Tahukah kamu daftar
apakah itu? Kegiatan yang dimasukan kedalam diagram level 0 adalh kegiatan
tersisa pada table entitas dan kegiatan. Table 3.1, setelah kita memisahkan
seluruh kegiatan proses bukan informasi. Daftar kita termasuk kegiatan 2, 3, 4,
8, 9, 11, 13, 14, 16, 17, 18 dan 19. Panggil kembali daftar tersebut, sekarang,
kita tidak usah mempertimbangkan kegiatan lainnya karena kegiatan laiinya akan
di laksanakan dalam keadaan selain normal dan sebenarnya tidak termasuk diagram
level 0. Atau hanya mengirim atau menerima data. Beberaoa pedoman akan membantu
kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.
Pedoman 7
Kelompokan kegiatan jika mereka berada pada tempat yang sama dan waktu yang sama.
Kelompokan kegiatan jika mereka berada pada tempat yang sama dan waktu yang sama.
Untuk contoh, kegiatan
2 dan 3 dilakukan di ruang surat oleh petugas yang menerima bayaran masing –
masing
Garis pedoman 8
Aktivitas kelompk jika mereka terjadi pada
saat yang sama tapi di tempat yang berbeda
Untuk contoh ,
aktfitas 11 adalah dilakukan oleh kasir segera setelah komputer mencetak slip
setoran dalam kegiatan 16
Garis pedoman 9
kegiatan
kelompok yang tampaknya logis terkait untuk menghilangkan tunggal - majemuk
kegiatan segala kemungkinan
Garis pedoman 10
untuk membuat DFD dibaca, gunakan antara lima
dan tujuh lingkaran.
kami telah menemukan bahwa kita dapat mengikuti panduan ini
lebih mudah jika kita "semacam" tingkat 10 activities.although ada
sejumlah cara untuk mengurutkan kegiatan, pemilahan kronologis menyebabkan
lebih cepat untuk solusi. cobalah memilah kegiatan dalam urutan kronologis,
kemudian meninjau tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat daftar diurutkan
datang ke kita. menyelesaikan perbedaan sebelum pindah. Kegiatan 13,14,17dan kegiatan
18 dan 19.
Meskipun ini akan memberikan solusi yang memuaskan, akan ada
delapan yang akan ada beberapa yang hanya berisi satu kegiatan.
Karena kita memilih untuk tidak memiliki satu - aktivitas sampai kita
sampai ke tingkat terendah DFD, kita lanjutkan dengan pengelompokan lanjut.
Jika kita menerapkan pedoman 8 untuk pengelompokan sebelumnya
kita bisa menggabungkan kegiatan 8 dan 13,14,17,16 dan 11, dan 9, 18, 19.
Solusi ini juga baik-baik saja. isa dan sedikit lebih baik daripada bacause
solusi pertama kami sekarang memiliki lima dan kami hanya memiliki satu
tidak - aktivitas.
Singkatnya, kelompok
kami adalah.
Kelompok 1: kegiatan
2,3,4
Kelompok 1: kegiatan
8,131,4,17
Kelompok 1: kegiatan
16,11
Kelompok 1: kegiatan
18,19,9
Setelah Anda memilih kelompok Anda, berikan masing-masing
kelompok namethat yang menggambarkan aktivitas logis dalam kelompok dan menarik
contoh DFD.for saat logis, kami berlabel "penerimaan kas
menangkap" 1,0 karena yang terdiri dari semua kegiatan setelah
pembayaran dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran mengetik ke dalam komputer.
Bandingkan diagram
Anda untuk solusi dalam gambar 3.9 menyelesaikan segala perbedaan. Diagram
liethat shouldlook Anda dalam gambar 3.9 jika Anda menggunakan kelompok kami menggambarkan
pengelompokan lain yang mungkin dalam pedoman., Masing-masing kelompok yang
berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.
Ringkasan menggambar diagram alir data
Dalam bagian ini, kami merangkum apa yang telah kita pelajari
tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda
menggambar diagram hese. Akhirnya, kami memberikan pedoman baru untuk menangani
beberapa beberapa specialcases yang din't muncul ketika kita menarik DFD
lintas.
Penyunting 3,9 DFD logis inisial SAAT (LEVEL 0) Pertama dan
terpenting jangan biarkan kekakuan dokumentasi mendapatkan int cara menggunakan
diagram untuk memahami sistem. Kami telah menyajikan banyak pedoman, petunjuk,
dan instruksi untuk membantu Anda menggambar DFD, menggunakan pertimbangan Anda
dalam menerapkan informasi ini.
Akan ada saat-saat ketika fungsi operasional melakukan kegiatan
pengolahan informasi untuk examlpe: ketika departemen menerima menyiapkan
dokumen yang menunjukkan berapa banyak widget telah diterima, yang primally unit
operasi, sedang melakukan aktivitas pemrosesan informasi. Gudang dan departemen
pengiriman lainnya operasi unit yang sering melakukan kegiatan pengolahan
informasi, pedoman berikut berlaku:
Pedoman 11:
Sebuah
aliran data harus pergi ke alun-alun entitas operasi pada saat operasi hanya
fungsi yang akan dilakukan oleh entitas tersebut. aliran data harus
memasukkan jika entitas operasi adalah untuk melakukan suatu kegiatan
pemrosesan informasi.
Sebagai contoh: ketika entitas operasi menerima Barang, sebuah
DFD fisik bisa menunjukkan baik sebagai "menerima", di mana sebagai
DFD logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau menyelesaikan
menerima laporan "lingkaran".
Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file
komputer harus melalui komputer.
Ini adalah proses untuk keluar-dari transaksi biasa atau
erroneos. Pengolahan yang dilakukan di selain situasi normal harus
didokumentasikan di bawah tingkat 0 DFDwith menolak rintisan yang menunjukkan
bahwa proses exeptional harus dapat diketahui. Ini menolak stub, yang hanya
ditunjukkan di diagram tingkat yang lebih rendah, dapat ditambahkan tanpa
membawa himpunan diagram tidak seimbang.
